广东省深圳市档案局


深圳市档案局关于印发《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》的通知

（2001年10月23日）

深档字〔2001〕124号

　　为了适应文档一体化和档案管理现代化的需要，提高归档文件整理工作效率，保证整理工作质量，特制定《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》。现予印发，请遵照执行。


深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则

第一章 总 则

　　第一条 为适应计算机管理档案的需要，规范归档文件的整理方法，保证整理质量，有利于档案管理现代化，特制定本规则。

　　第二条 本规则适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的归档文件整理工作。

　　第三条 本规则所称归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其它组织在其职能活动中形成的、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　第四条 归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。

　　第五条 归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第二章 归档文件整理程序

　　第六条 归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

　　第七条 归档文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。

　　第八条 分类

　　归档文件的整理，按下列步骤进行分类：

　　分 年 度：将归档文件按其形成年度分开。

　　分保管期限：将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。

　　分 职 能：将同一年度、同一保管期限的归档文件按党群工作、行政管理、业务管理三种职能分开。

　　第九条 装订

　　归档文件应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。

　　第十条 排列

　　同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。

　　第十一条 编号

　　在每件归档文件首页右上方加盖档号章（档号章格式见附图一）并填写有关项目。档号章的项目包括：

　　全 宗 号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　年 度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

　　保管期限：归档文件的保管期限。

　　件 号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。

　　编制件号时，同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号，件号不得重复。

　　第十二条 装盒

　　归档文件应按件号顺序装满档案盒，同一年度、同一保管期限但不同职能的归档文件可放在同一档案盒内。

　　档案盒应采用无酸纸制作，由深圳市档案局监制，封底下部应印有“深圳市档案局监制”字样。

　　档案盒封面（格式见附图二）填写立档单位全称或规范化简称。

　　档案盒背脊（格式见附图三）项目包括：

　　全 宗 号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　年 度：归档文件的形成年度。

　　保管期限：归档文件的保管期限。

　　起止件号：盒内归档文件的起始和终止件号。

　　盒 号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　备考表（格式见附图四）项目包括：

　　盒内档案情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　整 理 者：负责整理归档文件的人员姓名。

　　整理日期：归档文件整理完毕的日期。

　　第十三条 编目

　　档案目录即归档文件目录（格式见附图五）项目包括：

　　件 号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。

　　责任者：制发文件的组织或个人。

　　文 号：文件的发文字号。

　　题 名：文件的标题。

　　日 期：文件的制发日期。

　　页 数：每件文件（含文件处理单、发文稿纸）的页数。

　　备 注：档案状况的必要说明。

　　档案目录封面格式见附图六。

　　整理说明应包括的内容：本单位的职能、机构设置与变化情况、主要领导人任职与变化情况；本年度工作概况；本年度归档文件的完整性、准确性、数量及整理方法。

　　整理说明应与档案目录一起装订成册，一式三份。

附图一：

档号章格式



附图二：



附图三：

档案盒背脊格式



附图四：



　

附图五：

档案目录格式

档 案 目 录

件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注












附图六：

档案目录封面格式

　

　

档 案 目 录

　

　

全宗名称 　　　　　

　

年　　度　　　　　

　

保管期限　　　　　

　

目 录 号


辽宁省人民政府办公厅


辽宁省人民政府办公厅关于印发《辽宁省政府信息公开保密审查办法》的通知

辽政办发〔2010〕67号


各市人民政府，省政府各厅委、各直属机构：
　　经省政府同意，现将《辽宁省政府信息公开保密审查办法》印发给你们，请认真按照执行。



二○一○年十二月三十一日



辽宁省政府信息公开保密审查办法



第一章　总　则


　　第一条　为规范政府信息公开保密审查工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》、《国务院办公厅关于进一步做好政府信息公开保密审查工作的通知》（国办发[2010]57号）、《辽宁省政府信息公开规定》等有关规定，制定本办法。
　　第二条　本办法所称保密审查，是指对政府信息是否公开做出结论或提出处理意见的行为。
　　第三条　本省区域内各级行政机关以任何形式主动公开、依申请公开政府信息，适用本办法。
　　第四条　行政机关应当加强对政府信息公开保密审查工作的组织领导，建立健全保密审查工作机制。
　　第五条　坚持“先审查、后公开，谁公开、谁负责”和“一事一审”的原则，未经审查和批准，不得公开政府信息。
第二章　保密审查程序

　　第六条　保密审查履行初审、复审和批准的程序。
　　第七条　初审，重点审查政府信息是否涉及不应公开的内容，提出处理建议并说明理由。
　　（一）涉及国家秘密的，提出不予公开的建议；主要内容需要公众广泛知晓或参与，但其中部分内容涉及国家秘密的，提出经法定程序解密并删除涉密内容后予以公开的建议。
　　（二）涉及商业秘密、个人隐私的，公开后可能损害第三方合法权益的，提出书面征求第三方意见的建议；不公开可能对公共利益造成重大影响的，提出予以公开并将内容和理由书面通知第三方的建议。
　　（三）公开后可能危及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定的，提出不予公开的建议。
　　（四）依照规定须经有关主管部门批准公开的，提出报请主管部门批准的建议，未获批准的，提出暂时不予公开的建议。
　　（五）属于公开范围的，提出主动公开或依申请公开，及公开载体的建议。
　　第八条　复审，重点对初审的程序和建议是否符合相关规定进行审核，协调相关部门和保密行政管理部门对不确定事宜进行认定。
　　（一）初审的依据是否真实、有效、准确、全面。
　　（二）初审的程序和建议是否合规。
　　（三）对是否属于国家秘密不明确的，提出申请保密行政管理部门确定的建议；涉及业务工作的，提出申请业务主管部门审查的建议。
　　（四）遇有可能涉及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定的重大拟公开事项，提出与有关部门协商的建议。
　　第九条　批准，由机关负责人或被授权人，对初审、复审的程序和建议是否符合相关规定进行审查，做出是否公开、以何种方式公开的最终决定。批准人对保密审查的最终结果负领导责任。
　　第十条　保密审查采取书面方式并予以保存。主要记载：被审查信息的标题或内容摘要、类别、载体的形式、生成日期；审查依据；审查结论或处理意见；初审人、复审人、批准人的签名、日期；其他应当记载的内容。
　　第十一条　行政机关在向相关职能部门、保密行政管理部门提出审查申请时出具公文，说明不能确定是否公开的原因，并提供记载审查信息的载体和受理部门需要的其他材料。
　　受理部门收到保密审查申请后，在7个工作日内作出书面答复；如需延期应提前告知，延期不得超过7个工作日。
　　第十二条　经保密审查，属于主动公开的政府信息，及时交由政府网站、政府公报、新闻发布机构以及通过报刊、广播、电视等方式予以公开。
　　政府网站是政府信息公开的主要渠道之一。各机关、单位网站管理部门要建立政府信息发布登记制度。在政府网站上发布政府信息，承办单位应向网站管理部门提供同意公开的审批意见，网站内容保障责任单位报送的政府信息纸质文本，要有单位公章或负责人签字；通过报送系统报送的电子文本，也必须履行保密审查程序，一经报出即视为报送单位审查同意公开。网站管理部门做好相应记录备查。

第三章　公文保密审查

　　第十三条　公文是行政机关在公文管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，主要包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
　　第十四条　在公文产生过程中，草拟部门应提出是否公开的意见，记录在发文机关提供的办理单上，拟公开的应注明公开方式；不予公开的应说明理由。
　　公文审核部门认为草拟部门是否公开的意见不符合相关规定的，应商草拟部门或保密行政管理部门重新确定，需要删减涉密内容后公开的，审核部门应提出具体删减意见，由起草部门删减；协商不一致的，由审核部门提出意见，报审批机关负责人确定。
　　第十五条　联合发文，由各联合发文机关协商确定是否公开。公文签发后，主办机关应将其是否公开的最终决定反馈给其他联合发文机关。
　　第十六条　密码电报、标有密级的文件等属于国家秘密、且尚未解密的政府信息，一律不得公开。密码电报确需公开的，经发电单位审查批准后只公开电报内容，不得公开报头等电报格式。

第四章　监督和保障



　　第十七条　行政机关要明确保密审查机构，落实审查责任，加强对本机关、本系统尤其是基层单位政府信息公开工作人员的保密教育培训。
　　第十八条　行政机关每年对本机关涉密政府信息进行复核，符合解密条件的依法解密，符合公开要求的予以公开。有关复核情况报同级保密行政管理部门备案。
　　第十九条　政府信息公开主管部门和保密行政管理部门要加强对政府信息公开保密审查工作的监督、检查和指导，并组织专项检查。
　　第二十条　各级行政机关进行政府信息公开保密审查时，有下列情形之一的，由政府信息公开主管部门或保密行政管理部门责令改正，情节严重的，对有关责任人员依法给予处分：
　　（一）未建立政府信息公开保密审查制度的；
　　（二）未经保密审查程序而公开政府信息的；
　　（三）未履行保密审查责任或保密审查程序不规范的；

　　（四）违反本办法规定的其他行为。

第五章　附　　则

　　第二十一条　本省法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织的政府信息公开保密审查，适用本办法。
　　本省教育、医疗卫生、计划生育、供水、供电、供气、环保、公共交通等与人民群众利益密切相关的公共企事业单位在公开信息时，参照本办法进行保密审查。
　　第二十二条　本办法由省政府办公厅会同省保密局负责解释。
　　第二十三条　本办法自发布之日起施行。2009年9月14日印发的《辽宁省政府信息公开保密审查办法（试行）》同时废止。